Come organizzare il proprio lavoro online con Evernote

Uno dei problemi fondamentali per chi lavora online è quello dell’organizzazione. Non tutti sono dei maghi e riescono a gestire le proprie attività, per questo motivo possiamo utilizzare una serie di strumenti per annotare le cose da fare fino a gestire i clienti tramite CRM che ci possono facilitare molti compiti.

Oggi voglio parlare del primo tool che sicuramente conoscerete già ed è Evernote.

evernote

Devo essere sincero, ho per un po’ di tempo snobbato questo strumento sottovalutandone le potenzialità. In realtà per gestire piccoli flussi di lavoro va più che bene unito magari ad altri strumenti come un calendario, un buon CRM per gestire i clienti e così via. Ci sono due versioni : una free ed una business che costa ma che consente di avere delle funzionalità utili ad un team che vuole collaborare.

Come funziona ?

Già la versione free di Evernote consente di organizzare le attività ma sopratutto di ricordare. Essenzialmente Evernote consente di collezionare un po’ di tutto :

  • note
  • documenti
  • links

e di renderli disponibili su un account online accessibile da ogni tipo di dispositivo anche da Smartphone. Se usate il Mac potete utilizzare l’applicazione di Evernote che è direttamente scaricabile da App Store.

Questo tool funziona in pratica come gli strumenti di bookmarking puri ma consente di organizzare le informazioni in Note che sono archiviabili in delle collezioni più ampie dette LibriNote. Su ogni nota è possibile impostare degli avvisi e inserire dei tag, in questo modo potete gestire i vostri flussi di lavoro in modo flessibile giorno per giorno.

Un esempio ? Potete ad esempio creare delle cartelle (LibriNote) per vari progetti o suddividerle in Personali e di Lavoro. Analogamente potete utilizzare i tag come nomi di progetto o per impostare una priorità.

Utilizzare i libri note per raggruppare

Utilizzare i libri note per raggruppare

Account base o Business ?

Il servizio base è gratuito per tutti e si possono archiviare fino a 40Mb al mese. Possiamo archiviare documenti, audio e PDF. Nella versione business invece si hanno delle funzionalità in più e la capacità di caricare molti più tipi di file oltre ad un cloud più avanzato.

Organizzare i flussi di lavoro

Evernote memorizza delle note, dunque ogni cosa viene salvata come una nota. Per aggiungerne una nuova basta cliccare su “Nuova Nota”. E’ possibile inoltre installare un collegamento rapido sulla barra del browser per facilitare il salvataggio da pagine web.

evernote-ricerca

Tutto quello che si salva è ricercabile tramite parole chiave o digitando il temine che vi interessa nella barra di ricerca.

Impostare delle priorità e collaborare

Sapete meglio di me che ci sono attività da svolgere che hanno la priorità sulle altre. Evernote permette di usare i tag per organizzare i progetti

Inoltre potrete scaricare l’applicazione anche su smartphone e tablet sincronizzando tutti i file e le note tra i vari dispositivi. Potete inoltre condividere delle informazioni con dei colleghi o con il vostro team di lavoro online in modo semplice e così sviluppare dei progetti in modo più collaborativo.

Ovviamente per progetti di grosse dimensioni può risultare limitato ma comunque ha delle funzionalità che lo rendono interessante. Voi che strumenti utilizzate per organizzare la vostra giornata ?

Scritto da:

Consulente web freelance, ha lavorato per diverse banche italiane e collaborato a vari progetti web. Consulente SEO e di Web marketing.

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